Administración Electrónica: ¿realidad o ficción?

Desde la publicación allá por el 2007 de la  Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, muchos de los que nos dedicábamos al mundo de las “TICs”, pensamos que iba a suponer un fuerte impulso a la Administración Electrónica y, esencialmente, a la forma en que los ciudadanos se relacionaban con sus Administraciones.

La realidad, bajo mi punto de vista, es que la Administración Electrónica está lejos, muy lejos de la ciudadanía. Y para apoyar esta afirmación, me quiero basar, en primer lugar, en los datos del último Boletín (pdf) del Observatorio de la Administración Electrónica del Consejo Superior de Administración Electrónica, que, según el Real Decreto 589/2005, es el órgano adscrito al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, encargado de la preparación, elaboración, desarrollo y aplicación de la política y estrategia del Gobierno en materia de tecnologías de la información, así como del impulso e implantación de la Administración electrónica en la Administración General del Estado.

En concreto, voy a centrarme en los datos del último año cerrado (2011) y en ellos hay unos significantes, bajo mi punto de vista, cuestiones reveladoras. En concreto, me quiero centrar en el uso del DNI electrónico. En 2011 el número de DNIs electrónicos emitidos es de 26.852.858. Por su parte,  el número de consultas registradas en la plataforma de validación @firma (plataforma de validación y firma electrónica multi-PKI, que se pone a disposición de las Administraciones Públicas, proporcionando servicios para implementar la autenticación y firma electrónica avanzada de una forma rápida y efectiva) fue de 66.808.740.

Suponiendo que todas las consultas a @firma hubieran sido con el DNI electrónico y todos los accesos electrónicos a servicios públicos puesto a disposición por las Administraciones Públicas a los ciudadanos se hubieran realizado mediante @firma, tendríamos una cifra, al menos, inquietante: Cada DNI electrónico habría accedido a poco más de dos servicios públicos electrónicos. Y ahora sólo hace falta pensar en nuestro día a día cuantos veces nos relacionamos con un Administración de manera “no electrónica” al año: seguro que más de dos.

Llegados a este punto, muchos lectores pueden estar pensando que la conclusión que he sacado es un poco “forzada”. Pues bien, voy a hacer mención al “Informe Anual sobre el desarrollo de la Sociedad de la Información en España 2011″ de la Fundación Orange (pdf). En el mencionado Informe, me gustaría resaltar dos párrafos:

[...] el informe E-Government Survey elaborado por Naciones Unidas, en su edición de 2010, sitúa a España como uno de los países que presenta un mayor desarrollo de sus servicios de eAdministración, ocupando el puesto nueve del ranking mundial [...]

[...] Aunque se ha incrementado de manera notable el número de DNI electrónicos emitidos en los últimos años, hasta superar la cuarta parte de la población, lo cierto es que la proporción de ciudadanos que disponen de esta herramienta y hace uso de la misma para interactuar con las AA PP a través de Internet no alcanza el 5% [...]

Por tanto, vemos que se está a la cabeza en ofrecer servicios electrónicos a los ciudadanos por parte de las Administraciones Públicas, mientras que parece que los ciudadanos no los utilizan.  En este momento me gustaría proponer al lector que realice una pequeña encuesta en su entorno familiar y en su círculo de amistades para averiguar quién ha usado alguna vez el DNI electrónico para realizar trámites administrativos: Me temo que, salvo honrosas excepciones, los resultados pueden ser demoledores en contra del DNI eletrónico.

Los que nos dedicamos a este mundo de las “TICs”, ya sabemos los beneficios del mundo electrónico. No sólo en ahorro de costes directos, sino en mayor eficacia en la gestión, mayor rapidez en la atención e, incluso, mayor seguridad. Pero el que no está dedicado profesionalmente a este mundo, no tienen porqué conocer estos supuestos beneficios y, por tanto, es conveniente que se les muestren, para que decida con libertad, si quiere embarcarse en este mundo electrónico o continuar en el mundo tradicional.

Entiendo que esta publicidad, en el ámbito de los servicios electrónicos para la ciudadanía, lo deben realizar las Administraciones Públicas. Parece que, según los diferentes estudios (de los que en este post he reflejado dos), las Administraciones están medianamente preparadas para ofrecer servicios electrónicos a sus ciudadanos, pero parece que el ciudadano no lo está. Me inquieta que las Administraciones se hayan preocupado en invertir sus esfuerzos y su (realmente nuestro) dinero en ofrecer algo a la ciudadanía, que ésta no está utilizando. Salvando las distancias, me recuerda esta situación a la época del despotismo ilustrado del siglo XVIII cuando se decía aquello de “todo para el pueblo pero sin el pueblo”.

Aunque todo no va a ser negativo y no cabe duda que muchas Administraciones tienen empeño (y por suerte obligación legal) en trabajar en la difusión de la Administración Electrónica. Sirvan como ejemplo el Portal de la Administración Electrónica del Gobierno de España, el Portal Zuzenean del Gobierno Vasco o el Portal BiscayTIK del la Diputación Foral de Bizkaia. Pero, me temo, que estas iniciativas públicas, si bien necesarias,  no son suficientes. La otra parte de la Administración Electrónica también debe participar: los ciudadanos. El cómo hacerlo es lo que, entiendo, debemos reflexionar entre todos, para que la Administración Electrónica se vaya transformando en una realidad y salga de su estado de “cuasi-ficción”. ¿Que opináis?

Gontzal Gallo

Especialista en Derecho de las TIC

Colegiado en el Ilustre Colegio de Abogados del Señorío de Vizcaya

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Supuestos permitidos para acceder a datos de la Historía Clínica

En la entrada de hoy, voy a hacer una breve mención de la nueva regulación sobre el acceso y uso de la historia clínica en los centros santitarios (públicos y privados) de la Comunidad Autónoma de Euskadi, que se encuentra en el reciente Decreto 38/2012, de 13 de marzo, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica.

Tal y como establece la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica y recuerda el Decreto 38/2012  ”la historia clínica es un instrumento destinado fundamentalmente a garantizar una asistencia adecuada al paciente”, “el paciente es el titular del derecho a la información que sobre sus datos de salud constan en la historia clínica” y los centros sanitarios tienen la obligación de establecer los mecanismos pertinentes para garantizar dichos accesos. Asimismo, y en aplicación del reciente Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, también se reconoce el derecho de la ciudadanía a relacionarse con la Administración Sanitaria a través de medios electrónicos.

El Decreto 38/2012, regula cinco tipos de accesos a los datos de la historia clínica. Son los siguentes:

1.- Acceso por el interesado o por persona autorizada (Artículo 12)

Esta tipología de acceso ya está regulada en el artículo 18 de la Ley 41/2002 y supone dar cumplimiento al derecho que todo interesado posee sobre acceso a los datos de su historia clínica. No obstante, este derecho no es absoluto, ya que no se ejercitará “en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en la historia clínica, recogidos en interés terapéutico de la persona paciente, ni en perjuicio del derecho de los y las profesionales participantes en su elaboración, quienes pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas”.

En cuanto al contenido de este derecho de acceso comprende el origen de los datos personales, la comunicaciones realizadas o previstas, los datos tratados y su finalidad.

Se podrá ejercitar por representación, siempre que se aporte una autorización firmada en la que el titular de los datos especifique inequívocamente los términos del acceso. En cuanto a los menores no emancipados, se reconoce el derecho de acceso a los mayores de 16 años, mientras que para los menores de esa edad se deberá contar con autorización de sus representantes.

La entrega de la información solicitada deberá realizarse en 30 días, dejarse constancia de ello y no comprenderá la entrega de documentación original.

2.- Acceso por profesionales con finalidad asistencial (Artículo 13)

En este caso, este tipo de acceso y con esa finalidad, será de carácter “selectivo” según la categoría profesional, el tipo de datos y el lugar y puesto de trabajo. Cuando se produzcan los accesos en estas situaciones,  los sistemas de información deberán identificar al profesional y verificar que cuentan con la pertinente autorización. Además de cada intento de acceso se deberá guardar la identificación de profesional, la fecha, la hora, el tipo de acceso y la parte de la historia clínica a la que accedió.

Los profesionales que se dediquen a las tareas de diagnóstico y tratamiento, tendrán acceso inmediato a la historia clínica, mientras que otros profesionales de otros centros o servicios, necesitarán una justificación, que obtendrán enviando una solicitud al responsable del centro o servicio sanitario, quien deberá producirse en un plazo no inferior a 30 días.

3.- Tratamiento y cesión de datos con otras finalidades sanitarias (Artículo 14)

En primer lugar se reconoce que es posible la cesión de datos si se realiza al órgano responsable de salud pública, con objeto de prevenir o proteger la salud en situaciones de urgencia o cuando exista riesgo grave e inminente para la salud pública.

En segundo lugar, el acceso a historias clínicas con motivos epidemiológicos o de salud pública y al amparo de la Ley 33/2011, de 4 de octubre, General de Salud Pública,  deberá realizarse por personal sometido al secreto profesional o equivalente.

También se permite el acceso a documentación de la historia clínica de personas fallecidas, por parte de terceras personas que justifiquen motivos para su propia salud y no lo haya prohibido expresamente la persona fallecida.

Por último también es posible el acceso a la información pertinente de la historia clínica a profesionales de la salud de “establecimientos sanitarios de oficinas de farmacia, botiquines, ópticas, ortopedias o establecimientos de audioprótesis”, cuando sea necesario para cumplir con su obligación de cooperación en los tratamientos médicos o facultativos.

4.- Acceso por personal sanitario con finalidades no asistenciales (Artículo 15)

Siguiendo las directrices de la Ley 41/2002, se permite el acceso a la historia clínica a personal sanitario que realice funciones de inspección, evaluación, acreditación o planificación, con la finalidad de verificar las obligaciones de los centros o servicios sanitarios en relación con los pacientes y la Administración sanitaria.

También se permite el acceso a este personal con la finalidad de la propia gestión de los servicios sanitarios.

5.- Otro tipo de accesos (Artículo 16)

Se podrá acceder a la historia clínica, siempre que se encuentren separados los datos identificativos de los clínicos, de tal manera que, “como regla general quede asegurado el anonimato” o se cuente con el consentimiento del paciente, en caso de que se utilicen con finalidades investigadores, docentes, de estudios epidemiológicos o de salud pública, de dirección del sistema sanitario, facturación de servicios sanitarios o judiciales.

Por último, únicamente se permite el acceso a las compañías de seguros, a los datos de historia clínica imprescindibles para la facturación y con la finalidad de justificar el gasto.

Autor:

Gontzal Gallo

Especialista en Derecho de las TIC

Colegiado en el Ilustre Colegio de Abogados del Señorío de Vizcaya

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Regulación en Euskadi del derecho a no presentar datos y documentos

Tras la reciente entrada en vigor en la Comunidad Autónoma de Euskadi, del nuevo Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, es nuestra intención comentar en el post de hoy, la regulación que en el mencionado Decreto se realiza sobre el derecho de los ciudadanos a no presentar datos y documentos que obren en poder de la Administración, cuando realicen trámites administrativos a través medios electrónicos.

En principio, parece un derecho destinado a aportar mayor eficacia y menos burocracia a la Administración en sus relaciones con la ciudadanía. Sin embargo, tal derecho pivota alrededor del principio de consentimiento añadiendo garantías al administrado pero tal y como veremos, quizá no tanta eficacia a la gestión de los procedimientos administrativos.

Como punto de partida, conviene traer a colación previamente la normativa a estatal. Así, el artículo 2 apartado b de la  Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, dispone lo siguiente:

2. Además, los ciudadanos tienen en relación con la utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa, y en los términos previstos en la presente Ley, los siguientes derechos:

a) [...]

b) A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.

De la lectura del apartado mencionado se puede inferir que la intención del legislador es la de aportar mayor eficacia al trámite administrativo para las partes intervinientes, esto es, a la Administración y a la ciudadanía.

Entendemos entonces, que el derecho a no aportar documentos que obran en poder de la Administración supondría un ahorro en términos de tiempo y gestión a la hora de realizar trámites administrativos dado que, no haría falta aportar documentos que anteriormente ya se han aportado a las Administraciones Públicas. Sin embargo, la propia norma introduce el marco en el que debe desenvolverse el ejercicio del derecho en consonancia con la norma y la jurisprudencia en el ámbito de protección de datos, es decir, siempre y cuando el ciudadano haya prestado previamente el consentimiento.

Vemos pues, que el principio del consentimiento se configura, tal y como considera la doctrina de la Agencia Vasca de Protección de Datos, “la clave de bóveda de la construcción jurídica del derecho a la protección de datos de carácter personal”,  tal y como expuso en su Dictamen CN10-036, en el cual concluyó que la excepción al consentimiento para la cesión de los datos del padrón contemplada en el artículo 16.3 de Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local no puede utilizarse como  un instrumento del derecho a la no presentación de documentos. (Sobre este Dictamen ya se hizo referencia en el post El Padrón y el derecho a la no presentación de documentos).

Por lo tanto, es posible concluir que el derecho a no presentar documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, tiene su límite y su amparo jurídico en el consentimiento de los propios interesados.

En este punto, es preciso mencionar el artículo 6 del Decreto 21/2012 de aplicación en el ámbito de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Euskadi (vamos a resaltar sobre todo su apartado 3):

Artículo 6.– Derecho a no aportar datos y documentos.

1.– La Administración facilitará a las personas interesadas en los procedimientos administrativos el ejercicio del derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, reconocido en el artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. El ejercicio del derecho podrá efectuarse por medios electrónicos.

2.– Las personas interesadas serán informadas expresamente de que el ejercicio del derecho implica su consentimiento, en los términos del artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, para que el órgano ante el que se ejercita el derecho pueda recabar los datos o documentos, respecto de los que se ejercita el derecho, de los órganos en los que se encuentren.

3.– El derecho se ejercitará de forma específica e individualizada para cada procedimiento concreto, sin que el ejercicio del derecho ante un órgano implique un consentimiento general para todos los procedimientos que aquél tramite en relación con la persona interesada.

Cabe destacar del artículo mencionado, la regulación exhaustiva por la que apuesta la Administración del Gobierno Vasco. En concreto, se prevé que los ciudadanos puedan ejercer el derecho a no aportar datos y documentos que obren en poder de la Administración siempre y cuando otorguen el consentimiento de forma específica e individualizada para cada procedimiento concreto. El legislador aúna el ejercicio del derecho con la prestación del consentimiento y además, evita dejar margen a la interpretación, indicando que no es válido un consentimiento general otorgado ante un órgano para todos los procedimientos.

En nuestra opinión, el legislador, ha optado por ser garantista para con el ciudadano, articulando el derecho a no aportar datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas de modo específico por cada procedimiento administrativo, independientemente de que se haya otorgado ante un mismo órgano administrativo en un procedimiento administrativo anterior.

Sin embargo, también entendemos que añade más burocracia en términos de gestión ya que si la Administración debe recabar nuestro consentimiento de manera específica e individualizada para cada procedimiento que inicie, puede darse el caso de que ya lo haya hecho ante el mismo órgano Administrativo anteriormente. Por ejemplo, sería posible que ante el Departamento de Vivienda se inicie un procedimiento de solicitud de vivienda de protección oficial, aportando datos personales y los documentos correspondientes, y que sin embargo, tuviese que aportar nuevamente datos personales ante el mismo órgano (Departamento de Vivienda), si inicio cualquier otro procedimiento administrativo, pongamos por caso, una solicitud de rehabilitación de la vivienda donde resido.

Ahondando en esta reflexión, si observamos lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 11/2007, observamos que la cesión de datos entre Administraciones Públicas para un eficaz ejercicio del derecho a no aportar datos y documentos que obren en poder de la Administración se basa en la obtención del consentimiento del interesado. De tal manera que, en el caso de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi y según el Decreto 21/2012, resultaría más farragoso, en nuestra opinión, puesto que resulta imprescindible contar con el consentimiento específico e individualizado para el procedimiento concreto sobre el cual versaría la comunicación de datos entre Administraciones Públicas.

Autores:

Gonzalo Álvarez Hazas

Asesor Jurídico TIC

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Gontzal Gallo

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Colegiado en el Ilustre Colegio de Abogados del Señorío de Vizcaya

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El Padrón y el derecho a la no presentación de documentos

Hoy, voy a hablar del Padrón y su relación con el derecho a la no presentación de documentos. En concreto, voy a intentar mostrar el criterio de la Agencia Vasca de Protección de Datos (AVPD), en relación al siguiente supuesto de hecho (Dictamen CN10-036): Una Mancomunidad de Servicios Sociales realiza la siguiente consulta a la AVPD:

cuales serían los trámites a seguir, para que los servicios sociales de base de esta Mancomunidad, puedan acceder, con el objeto de simple consulta y obtención de certificados, a los datos de los Padrones de habitantes de los Ayuntamientos Mancomunados.

De una primera lectura, podríamos pensar que la actuación de esta Mancomunidad se podría considerar una comunicación de datos del artículo 11 de la LOPD. Como toda cesión de datos, el criterio general sería el consentimiento del interesado, salvo que nos encontremos en alguna de las excepciones del segundo apartado del artículo mencionado. La AVPD considera, con buen criterio, que nos podríamos encontrar ante una comunicación de datos autorizada por Ley: en este caso la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, mediante su artículo 16.3 que viene a señalar que se podrán ceder datos de padrón sin consentimiento:

• Cuando se realicen entre Administraciones Públicas.
• Cuando se sean necesarios para el ejercicio de sus respectivas competencias, y únicamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes.

Pues bien, para la AVPD , el primer requisito de este artículo se podría cumplir, dado el carácter de ente local de las Mancomunidades por la propia Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local.

Pero, ¿que sucedería con el segundo? Para ello, la AVPD analiza el Sistema Vasco de Servicios Sociales, regulado en la Ley 12/2008, de 5 de diciembre, de Servicios Sociales que otorga la competencia municipal a determinados servicios sociales y la posibilidad de agrupación para el ejercicio de la misma. Además, la propia Ley define la unidad polivalente y multidisciplinar de atención integrada en los servicios sociales municipales, como la que actúa como primer punto de acceso de la población al Sistema Vasco de Servicios Sociales, y que, teniendo en cuenta el tamaño del municipio, el servicio social de base podrá estructurarse en unidades sociales de base.

Para la AVPD si estas unidades de base forman parte de la estructura municipal, ”estaríamos no ante una aplicación del artículo 16.3 de la Ley de Bases del Régimen Local, sino del artículo 35 f) de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que declara el derecho “a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.” Además, habría que añadir que la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 6.2, recoge una obligación similar, siempre que se cuente con el consentimiento de los interesados .

En cambio, si las unidades de base son mancomunadas la AVPD analiza, “como antecedente que debe ser tenido en cuenta en la interpretación de las normas, según el artículo 3 del Código Civil“, el Real Decreto 523/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la exigencia de aportar el certificado de empadronamiento, como documento probatorio del domicilio y residencia, en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes . Dicha norma crea el Sistema de Verificación de Datos de Residencia que puede se accedido por un órgano intructor de un procedimiento, con el consentimiento del interesado.

Vemos, pues, que en uno y otro caso, el consentimiento es el “motor” fundamental para que se produzca un acceso al Padrón Municipal en el supuesto de hecho expuesto, por lo que la conclusión de la AVPD es fácilmente deducible:

“El régimen jurídico del Padrón Municipal de habitantes, y concretamente, el de la cesión de datos sin consentimiento contenido en el artículo 16.3 de Ley de Bases del Régimen Local no debe utilizarse como un instrumento del derecho a la no presentación de documentos. Este derecho tiene su propio régimen jurídico en la Ley 30/1992 de 26 de noviembre así como en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.”

Autor:

Gontzal Gallo

Especialista en Derecho de las TIC

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El Decreto de Administración Electrónica del Gobierno Vasco

El pasado 9 de marzo de 2012, se publicó en el Boletín Oficial del País Vasco el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, con el objetivo principal de desarrollar el derecho de los ciudadanos a relacionarse, mediante medios electrónicos con la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, sus organismos autónomos, entes de Derecho Público y entes público de Derecho Privado dependientes de dicha Administración (por tanto, no le es aplicable a las Administraciones Forales o a las Administraciones Municipales).

También se hace hincapié en el derecho de la ciudadanía a no aportar datos y documentos que ya obren en poder de la Administración, siempre que el ciudadano otorgue su consentimiento de manera específica e individualizada para cada procedimiento concreto. Así pues, no cabe un consentimiento general de los ciudadanos para todos los procedimientos en los que se esté relacionando con esta Administración.

1.- Sede Electrónica

El Decreto 21/2012, crea la sede electrónica de  la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi: https://euskadi.net. Cada órgano o entidad, será responsable de gestionar los servicios y contenidos según las competencias que tenga atribuidas. Por tanto, parece que, como se ha planteado la sede electrónica, es como un lugar común de “sedes electrónicas” de los diferentes órganos o entidades.

Además, en la sede electrónica se prevén una serie de servicios comunes (que se pueden ir ampliando en el tiempo) para todos los órganos de la Administración General e Institucional de Euskadi (que será la que se incluye en el artículo 7 del Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco), que se podrán ampliar a otras entidades u otras Administraciones mediante convenios de colaboración. Estos servicios comunes iniciales son:

• Registro electrónico.
• Notificación electrónica.
• Certificaciones electrónicas.
• Consulta del estado de tramitación de los expedientes.
• Archivo electrónico.
• Pasarela de pagos.
• Servicio de verificación de datos.
• Tablón electrónico de anuncios.
• Registro electrónico de representantes.

Por lo que respecta a la tramitación electrónica, se deberá poner a disposición de los interesados, en la sede electrónica, modelos electrónicos de solicitudes con el siguiente contenido mínimo:

• Mecanismo para la obtención de consentimiento para notificación o comunicación electrónica.
• Mecanismo para la obtención de consentimiento para tratamiento de datos de carácter personal, según la LOPD.
• Las declaraciones responsables y comunicaciones previas, en su caso.

La sede electrónica también deberá contar con instrucciones, guías prácticas y otra documentación que sirvan a la ciudadanía de ayuda. También se deberá disponer de un servicio electrónico donde las personas  interesadas, previa identificación y autenticación,  puedan consultar el estado de todos sus procedimientos, sean tramitados de forma electrónica o no.

 2.- Tablón electrónico de anuncios

El Decreto 21/2012 también crea el Tablón electrónico de anuncios, el cual puede sustituir a la publicación en el Tablón de anuncios “tradicional”, dotando al primero el mismo valor y efectos jurídicos que el último, siempre que se prevea en la normativa reguladora del procedimiento administrativo cuyo anuncio se prevea publicar.

3.- Identificación y autenticación 

Por lo que respecta a la identificación y autenticación de los ciudadanos, se permite el uso del DNI electrónico, sistemas de firma electrónica reconocida y admitida por la Administración y otros sistemas, como pudieran ser el uso de claves concertadas (siempre atendiendo a criterios de proporcionalidad). También se prevé la habilitación para la representación a personas autorizadas en la realización de determinadas actuaciones electrónicas. Estas representaciones constarán en el Registro electrónico de representantes.

También se prevé en este Decreto, la posibilidad de que el ciudadano, previamente identificado y habiendo consentido expresamente, faculte a un funcionario para la realización de algunos trámites electrónicos. Este personal funcionarial, igualmente, deberá constar en un Registro.

4.- Registro Electrónico

Se crea mediante el  Decreto 21/2012, el Registro electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi que será único para todos los órganos de la Administración General e Institucional de Euskadi.

Se podrán admitir en este Registro, todos los formularios electrónicos de servicios, procedimientos y trámites que se reflejen en la sede electrónica, así como cualquier documento electrónico dirigido a cualquier órgano de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Cuando se presente un documento en el Registro electrónico, se emitirá un recibo electrónico en el que conste:

• Fecha y hora de presentación. A este respecto, si se presenta en un día inhábil, se hará mención de la fecha y hora en que se entregó, constando como feha y hora de entrada las 0 horas y un segundo del primer día hábil siguiente.
• Número de registro.
• Remitente.
• Destinatario.
• Extracto del contenido.
• Recibo acreditativo de los documentos presentados.

El Registro electrónico estará disponible las 24 horas del día, salvo cuando existan razones para el mantenimiento previamente informadas.

5.- Comunicaciones electrónicas

Se dota a los ciudadanos la posibilidad de elegir y modificar el canal de comunicación con la Administración (salvo que una norma legal señale lo contrario). Las comunicaciones electrónicas válidas serán en las que se tenga constancia de la transmisión y recepción, las fechas, el contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique al emisor y receptor de la misma.

También se recoge la posibilidad de obligar a las personas jurídicas o a colectivos de personas físicas la obligación de comunicarse con la Administración exclusivamente por medios electrónicos.

Respecto a comunicaciones con otras Administraciones Públicas, se establece la obligación a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, de relacionarse con aquellas por medios electrónicos, suscribiendo los pertinentes convenios.

6.- Notificaciones electrónicas

Las notificaciones serán electrónicas cuando el interesado lo haya solicitado, consentido o exista una norma legal o reglamentaria que obligue a ello. El sistema de notificación electrónica deberá permitir:

• Acreditar la fecha y hora en que se puso a disposición la notificación.
• Acceder al contenido de la misma.

En el momento que transcurran 10 días naturales desde su puesta a disposición, la notificación se entenderá rechazada, salvo que “de oficio o a instancia de persona destinataria se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso”.

7.- Documento electrónico

El  Decreto 21/2012 define  al documento electrónico como:

“la información de cualquier naturaleza, en forma electrónica, archivada en soporte electrónico, según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”

Por su parte el documento electrónico administrativo será aquel documento electrónico que se emita válidamente por un órgano de la Administración y tenga asociada una firma electrónica. Este documento tendrá un sello de tiempo (“la asignación, por medios electrónicos, de la fecha y hora a un documento electrónico, con la intervención de un prestador de servicios de certificación, que esté admitido para prestar servicios de sellado de tiempo, y que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento, según el sistema de autenticación vigente en cada momento”).

Los documentos electrónicos que se integren en un Expediente electrónico (que se describe en el siguiente apartado), deberán contener metadatos. Éstos son definidos como los datos que definen y describen otros datos.

En cuanto a la reproducción de documentos electrónicos, se deberá garantizar el acceso y la descarga de los mismos puestos a disposición a los ciudadanos o a otras Administraciones.

8.- Expediente electrónico

Se define como un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. Estos Expedientes contendrán:

• Los documentos electrónicos.
• El índice electrónico garantizando la integridad del Expediente y su recuperación.
• La Firma electrónica del índice del órgano o entidad responsable.
• Los metadatos del Expediente.

El intercambio de Expedientes electrónicos deberá realizarse siguiendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

9.- Conservación y archivo de documentos electrónicos

El  Decreto 21/2012 también crea formalmente el Archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en el que se almacenarán y administrarán los documentos electrónicos administrativos y otros documentos electrónicos que formen parten de un Expediente electrónico. Este Archivo será usado por la Administración General e Institucional de Euskadi.

La Administración tendrá que aprobar y publicar su política de gestión de documentos electrónicos cumpliendo con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad y deberá contar con directrices para asignar responsabilidades y defir medidas de gestión de documentos y administración de repositorios electrónicos.

Si los documentos electrónicos contienen datos de carácter personal, debe aplicarse, como no, la LOPD.

10.- Copias electrónicas

Se podrán expedir copias auténticas, siguiendo los requisitos de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

En cuanto a las copias electrónicas auténticas:

• Si no cambian ni de formato ni de contenido, tendrán eficacia jurídica de documento electrónico original.
• Si cambian de formato, deberán haberse obtenido de una conversión siguiendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
• Su relación con el documento origen se hara constar en los metadatos.
• Deberán ser firmadas electrónicamente.
• Cuando quieran ser obtenidas en soporte papel deberá incluirse en él un código generado electrónicamente para contrastar su veracidad.

Se permite la destrucción de los documentos originales en papel cuando se hayan generado copias electrónicas auténticas, siguiendo las directrices de la política de gestión de documentos electrónicos pertinente, salvo que posean un valor histórico, artístico o relevante.

Se regula, asimismo, la obtención de copias compulsadas de documentos, mediante su digitalización y posterior firma electrónica.

Autor:

Gontzal Gallo

Especialista en Derecho de las TIC

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